Pentingnya sebuah Project Kick-off / Kick-off Meeting

Project Kick-off atau dikenal juga dengan Kick-off meeting merupakan suatu aktifitas yang menandakan dimulainya sebuah proyek. Apakah semua proyek harus ada kick-off? idealnya setiap proyek harus dimulai dengan kick-off dan diakhiri dengan Closing.

Fungsi Kick-off tidak hanya sebagai penanda dimulainya sebuah proyek tetapi memiliki fungsi lain diantaranya:

1. Memaparkan Project Management Plan (PM Plan)
   
2. Membahas isu-isu yang masih belum bisa diselesaikan
3. Meminta komitmen dari seluruh stakeholders
4. Mengenal seluruh stakeholders

Dalam PMBOK (Project Management Body of Knowledge), sebelum dilakukan kick-off harus terlebih dahulu dilakukan serangkaian kegiatan yang berhubungan dengan tahapan Inisiasi dan Perencanaan Proyek. Secara singkatnya dapat dijelaskan bahwa kick-off bukan benar-benar awal pelaksanaan proyek, tapi lebih kepada formal meeting sebagai pertanda dimulainya proyek.

Adapun hal-hal yang harus diperhatikan agar pelaksanaan kick-off menjadi efektif adalah:

1. Semua hal yang akan disetujuai pada saat kick-off, secara informal telah disetujui sebelum pelaksanaan kick-off. Termasuk didalamnya adalah: Ruang Lingkup Proyek (Project Scoope), Jadwal Proyek (Project Schedule), Alokasi Sumber Daya, Anggaran, Rencana Kwalitas (Quality Planning), dan dokumen-dokumen lainnya yang disepakati untuk disetujui sebelum pelaksanaan proyek.
   
2. Semua isu, masalah dan constraint yang berhasil diidentifikasi harus sudah bisa diselesaikan sebelum pelaksanaan kick-off
3. Pastikan semua stakeholders atau minimal perwakilan stakeholders dapat hadir
4. Pastikan manajemen puncak atau sponsor proyek dapat hadir
5. Apabila terjadi perubahan terhadap hal-hal yang sudah disepakati, segera perbaharui kesepakatan lama, kemudian langsung ditandatangani oleh pihak-pihak terkait, termasuk sponsor proyek
   

Mengapa kick-off begitu penting dalam sebuah proyek? mungkin ada sebagian dari anda yang bertanya demikian, dan merasa bahwa tanpa pelaksanaan kick-off proyek yang selama ini anda tangani tidak pernah ada masalah. Bahkan banyak yang merasa bahwa kick-off hanya sebuah media untuk entertain klien. Bisa saja anda benar bahwa anda tidak pernah mendapat masalah dengan proyek yang anda tangani walaupun tanpa dilakukan kick-off.

Besar kecilnya proyek akan mempengaruhi kompleksitas dari proyek itu sendiri. Semakin besar sebuah proyek dan semakin banyak pihak-pihak yang terkait maka semakin besar pula kompleksitas proyek tersebut. Dengan demikian sudah jelas bahwa banyak orang yang berkepentingan secara langsung maupun tidak langsung terhadap pelaksanaan proyek serta produk yang akan dihasilkan oleh proyek tersebut.

Sebuah kick-off adalah momen yang paling tepat untuk dapat mengumpulkan seluruh stakeholders yang terlibat. Sehingga saat inilah yang paling tepat untuk membahas, menjelaskan hal-hal yang berhubungan dengan proyek serta meminta dukungan, komitmen serta kerjasama dari seluruh stakehoder karena apabila proyek sudah berjalan resikonya akan sangat besar apabila dari awal belum mendapat dukungan dari seluruh stakeholders yang terlibat.

Oleh karena itu, Kick-off memiliki peranan penting dalam sebuah proses manajemen proyek.

Untuk dapat mengelola sebuah proyek dengan baik, coba selalu sisipkan aktifitas kick-off sebagaimana direkomendasikan dalam PMBOK serta melakukan serangkaian kegiatan dalam tahapan Inisiasi dan Perencanaan Proyek (dibahas dalam artikel terpisah)

Mengikuti Testing Project Management Professional (PMP)

Project Management Professional (PMP) adalah sebuah sertifikasi internasional yang diberikan oleh sebuah lembaga manajemen proyek yaitu Project Management Institute (PMI). Sertifikasi ini diberikan kepada para praktisi manajemen proyek atau para manajer proyek yang memenuhi syarat.

Adapun syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi sebelum mengikuti testing adalah (sumber PMI):

1. Untuk Lulusan SMA dan Diploma
• Telah mengikuti paling tidak 35 jam pertemuan dalam pendidikan atau pelatihan manajemen proyek
• Minimal telah memiliki pengalaman 5 tahun atau 60 bulan dalam manajemen proyek dan telah menghabiskan tidak kurang dari 7500 jam dalam memimpin proyek
2. Lulusan S1atau setara S1 atau lebih tinggi
• Telah mengikuti paling tidak 35 jam pertemuan dalam pendidikan atau pelatihan manajemen proyek
• Minimal telah memiliki pengalaman 3 tahun atau 36 bulan dalam manajemen proyek dan telah menghabiskan tidak kurang dari 4500 jam dalam memimpin proyek

Kedua persyaratan tersebut, pendidikan/pelatihan dan pengalaman memimpin proyek, mutlak untuk dipenuhi sebelum anda bisa mengikuti testing, karena pada saat akan daftar untuk test ada form eligibility untuk diisi. Latarbelakang dibuatnya aturan atau prasyarat tersebut untuk menyaring para peserta testing, sehingga yang dapat mengikuti test adalah orang yang benar-benar telah menggeluti dan berpengalaman secara praktek dan memiliki pengetahuan secara akademis di bidang manajemen proyek.

Persyaratan telah mengikuti pendidikan dan atau pelatihan manajemen proyek dimaksudkan agar yang mengikuti test adalah orang-orang yang tidak hanya tahu dalam praktik mengelola tetapi juga tahu aturan-aturan cara mengelola manajemen proyek yang diajarkan di lembaga-lembaga pendidikan. Bagi anda yang pernah mengambil mata kuliah manajemen proyek di S1 dan atau S2 bisa memasukannya sebagai komponen untuk mengisi eligibility dari sisi Pendidikan dan Pelatihan. Cara memasukannya adalah Jumlah SKS x Jumlah Pertemuan selam mengikuti mata kuliah tersebut.
Namun jangan khawatir, bagi anda yang belum menjadi Manajer Proyek sesuai dengan jangka waktu dan jam kerja yang telah ditentukan masih bisa koq mengikuti testingnya dengan catatan anda pernah memimpin proyek sebagai team leader ataupun supervisor proyek selama periode yang disyaratkan, asalkan anda terlibat dalam beberapa tahapan dalam proses manajemen proyek (Initiating, Planning, Executing, Control & Monitor, Closing).

Proyek-proyek yang dilaksanakan overlap, atau beberapa proyek yang dilaksanakan dalam kurun waktu yang sama hanya akan dihitung

Selain anda harus memasukan detail serta keterlibatan anda dalam mengerjakan proyek, anda juga harus memasukan penanggung jawab proyek atau kepada siapa anda report (direct report) beserta contact numbernya. Hal ini dibutuhkan untuk verifikasi pengalaman anda, tapi proses klarifikasinya biasanya dilakukan secara acak, artinya tidak dilakukan terhadap semua pemohon.