Pentingnya sebuah Project Kick-off / Kick-off Meeting

Project Kick-off atau dikenal juga dengan Kick-off meeting merupakan suatu aktifitas yang menandakan dimulainya sebuah proyek. Apakah semua proyek harus ada kick-off? idealnya setiap proyek harus dimulai dengan kick-off dan diakhiri dengan Closing.

Fungsi Kick-off tidak hanya sebagai penanda dimulainya sebuah proyek tetapi memiliki fungsi lain diantaranya:

1. Memaparkan Project Management Plan (PM Plan)
   
2. Membahas isu-isu yang masih belum bisa diselesaikan
3. Meminta komitmen dari seluruh stakeholders
4. Mengenal seluruh stakeholders

Dalam PMBOK (Project Management Body of Knowledge), sebelum dilakukan kick-off harus terlebih dahulu dilakukan serangkaian kegiatan yang berhubungan dengan tahapan Inisiasi dan Perencanaan Proyek. Secara singkatnya dapat dijelaskan bahwa kick-off bukan benar-benar awal pelaksanaan proyek, tapi lebih kepada formal meeting sebagai pertanda dimulainya proyek.

Adapun hal-hal yang harus diperhatikan agar pelaksanaan kick-off menjadi efektif adalah:

1. Semua hal yang akan disetujuai pada saat kick-off, secara informal telah disetujui sebelum pelaksanaan kick-off. Termasuk didalamnya adalah: Ruang Lingkup Proyek (Project Scoope), Jadwal Proyek (Project Schedule), Alokasi Sumber Daya, Anggaran, Rencana Kwalitas (Quality Planning), dan dokumen-dokumen lainnya yang disepakati untuk disetujui sebelum pelaksanaan proyek.
   
2. Semua isu, masalah dan constraint yang berhasil diidentifikasi harus sudah bisa diselesaikan sebelum pelaksanaan kick-off
3. Pastikan semua stakeholders atau minimal perwakilan stakeholders dapat hadir
4. Pastikan manajemen puncak atau sponsor proyek dapat hadir
5. Apabila terjadi perubahan terhadap hal-hal yang sudah disepakati, segera perbaharui kesepakatan lama, kemudian langsung ditandatangani oleh pihak-pihak terkait, termasuk sponsor proyek
   

Mengapa kick-off begitu penting dalam sebuah proyek? mungkin ada sebagian dari anda yang bertanya demikian, dan merasa bahwa tanpa pelaksanaan kick-off proyek yang selama ini anda tangani tidak pernah ada masalah. Bahkan banyak yang merasa bahwa kick-off hanya sebuah media untuk entertain klien. Bisa saja anda benar bahwa anda tidak pernah mendapat masalah dengan proyek yang anda tangani walaupun tanpa dilakukan kick-off.

Besar kecilnya proyek akan mempengaruhi kompleksitas dari proyek itu sendiri. Semakin besar sebuah proyek dan semakin banyak pihak-pihak yang terkait maka semakin besar pula kompleksitas proyek tersebut. Dengan demikian sudah jelas bahwa banyak orang yang berkepentingan secara langsung maupun tidak langsung terhadap pelaksanaan proyek serta produk yang akan dihasilkan oleh proyek tersebut.

Sebuah kick-off adalah momen yang paling tepat untuk dapat mengumpulkan seluruh stakeholders yang terlibat. Sehingga saat inilah yang paling tepat untuk membahas, menjelaskan hal-hal yang berhubungan dengan proyek serta meminta dukungan, komitmen serta kerjasama dari seluruh stakehoder karena apabila proyek sudah berjalan resikonya akan sangat besar apabila dari awal belum mendapat dukungan dari seluruh stakeholders yang terlibat.

Oleh karena itu, Kick-off memiliki peranan penting dalam sebuah proses manajemen proyek.

Untuk dapat mengelola sebuah proyek dengan baik, coba selalu sisipkan aktifitas kick-off sebagaimana direkomendasikan dalam PMBOK serta melakukan serangkaian kegiatan dalam tahapan Inisiasi dan Perencanaan Proyek (dibahas dalam artikel terpisah)